Informations sur la protection des données dans le cadre du mécanisme de règlement des plaintes de la facilité IFE
Informations sur la protection des données
Dans ce qui suit, nous souhaitons vous informer sur la collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles dans le cadre du mécanisme de règlement des plaintes lorsque vous soumettez une réclamation par e-mail, appel téléphonique, lettre ou comparution personnelle à l’IFE. Veuillez lire attentivement ces informations sur la protection des données avant de soumettre un rapport.
Type de données personnelles
Le recours au mécanisme de règlement des plaintes se fait sur une base volontaire. Lorsque vous soumettez un rapport via le mécanisme de réclamation, nous collectons les données et informations personnelles suivantes :
- Votre nom, si vous divulguez votre identité,
- Vos coordonnées, si vous les fournissez,
- Le fait que vous ayez fait un rapport par l’entremise du mécanisme de règlement des griefs,
- Le cas échéant, les noms des personnes et autres données personnelles des personnes que vous nommez dans votre rapport.
But du mécanisme de règlement des plaintes et du traitement des données / base juridique
Le but du mécanisme de règlement des plaintes est de recevoir et de traiter les signalements de violations (présumées) de la loi ou de règles internes graves contre IFE de manière sécurisée et confidentielle.
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du mécanisme de règlement des plaintes est fondé sur l’intérêt légitime d’IFE à la détection et à la prévention des actes répréhensibles et à la prévention associée aux dommages et risques de responsabilité pour IFE (art. 6 al. 1 let. f de la Loi fédérale allemande sur la protection des données).
Si un signalement reçu concerne un employé d’IFE, le traitement sert également à prévenir des infractions pénales ou d’autres violations de la loi en relation avec la relation de travail (article 26 (1) de la Loi fédérale allemande sur la protection des données).
Le traitement des données d’identification de la partie déclarante est basé sur son consentement (art. 6 al. 1. à RGPD). Le caractère volontaire du consentement est admis par le fait que l’avis peut également être donné de manière anonyme. Toutefois, le consentement ne peut généralement être révoqué que dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de la plainte, car IFE est tenu, dans certains cas, en vertu de l’article 14, paragraphe 3, point a), du RGPD d’informer la personne accusée des allégations portées contre elle et d’effectuer des enquêtes dans un délai d’un mois, incluant le stockage, le type de données, la finalité du traitement et l’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de la partie déclarante, et il n’est alors plus possible d’interrompre le traitement des données d’identification de la partie déclarante. Néanmoins, le délai de révocation peut également être raccourci, parfois considérablement. Tel est le cas si la nature de la notification nécessite l’intervention immédiate d’une autorité ou d’un tribunal. Dès que les données d’identification sont divulguées à l’autorité ou au tribunal, elles sont dans les dossiers de procédure de IFE ainsi que dans ceux de l’autorité ou du tribunal et ne peuvent plus être supprimées.
Partie responsable
L’organisme responsable de la protection des données dans le mécanisme de règlement des plaintes est IFE, Eulenkrugstrasse 55-57, 22359 Hambourg, Allemagne (« IFE »). Toutes les données sont stockées sous forme cryptée et protégées par un mot de passe à plusieurs niveaux. L’accès est limité à un cercle très restreint de personnes expressément autorisées à l’IFE.
IFE
Eulenkrugstrasse 55-57
22359 Hambourg
Allemagne
Les personnes concernées peuvent contacter IFE via grievance@ife-invest.com
Traitement confidentiel des informations et divulgation à des tiers
Les informations sur les données personnelles sont reçues par un cercle restreint d’employés d’IFE expressément autorisés et spécialement formés et sont traitées de manière confidentielle. Ces employés examinent les faits concernés et, si nécessaire, procèdent à d’autres éclaircissements liés à ces mêmes faits.
Dans certains cas, IFE a l’obligation, en vertu de la loi sur la protection des données, d’informer la personne concernée des allégations portées contre elle.
S’il existe un risque important que l’information de la personne concernée compromet l’efficacité de l’enquête ou la collecte des éléments de preuve nécessaires, les informations à fournir à la personne concernée peuvent être reportées aussi longtemps que ce risque existe.
Dans ce cas, votre identité en tant que déclarant ne sera pas divulguée - dans la mesure où cela est autorisé conformément à l’article 14, paragraphe 3, point a), du RGPD.
La confidentialité ne peut être garantie si de fausses informations sont sciemment fournies dans le but de discréditer une personne (dénonciation).
Nous veillons toujours à ce que les réglementations pertinentes en matière de protection des données soient respectées lors de la transmission d’informations.
En cas d’obligation légale correspondante ou de nécessité d’une loi sur la protection des données pour la clarification des informations, d’autres catégories de destinataires peuvent être concernés : les autorités chargées de l’application des lois, les autorités chargées des cartels, d’autres autorités administratives, les tribunaux et les sociétés de droit international et d’audit mandatées par IFE.
Toute personne qui accède aux données est tenue de maintenir la confidentialité.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour la clarification et l’évaluation finale ou s’il existe un intérêt justifié de la part de IFE ou si cela est requis par la loi. Ensuite, ces données sont supprimées conformément aux exigences légales. La durée de conservation dépend notamment de la gravité du soupçon et de l’éventuel manquement à l’obligation signalé.
Droits des personnes concernées
Conformément à la loi européenne sur la protection des données, vous et les personnes mentionnées dans le rapport avez le droit à l’information, à la rectification, à la suppression, à la limitation du traitement ainsi que le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles et, dans certains cas, le droit à la transmission des données.
Votre droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs liés à votre situation particulière. La condition préalable est que le traitement des données soit effectué dans l’intérêt public ou sur la base d’une mise en balance des intérêts. L’opposition peut être faite sans formulaire et doit, si possible, être envoyée aux coordonnées indiquées dans le présent avis de protection des données. Si le droit d’opposition est exercé, nous vérifierons immédiatement dans quelle mesure les données stockées sont toujours nécessaires; en particulier pour le traitement d’un avis. Les données qui ne sont plus nécessaires seront immédiatement supprimées.
Vous pouvez également révoquer votre consentement à tout moment. Dans ce contexte, veuillez prendre connaissance de la Déclaration de consentement en vertu de la loi sur la protection des données qui fait partie du mécanisme de règlement des plaintes
VERS LE FORMULAIRE D’ENREGISTREMENT DES GRIEFS